Goethe-Handbuch

Fahrtkostenabrechnung

 …gegenüber der Schule und die steuerliche Berücksichtigung von Fahrtkosten und Klassenreisen

1. Fahrten im Auftrag der Schule, sog. Dienstfahrten

  1. Sämtliche Fahrten, die Sie im dienstlichen Auftrag von der Schule zu anderen Dienstorten durchführen, sind Dienstfahrten und können im Rahmen der Fahrtkostenerstattung bei Frau Kühn eingereicht werden. Dazu gibt es einen Vordruck, der einmal im Jahr bei Frau Kühn abgerechnet werden muss. Dazu sind die Orte der Fahrtstrecke (GG – Museum xy – GG) anzugeben, und zwar mit Datum für jede Fahrt einzeln. Abgerechnet werden kann nur der entsprechende HVV-Preis.
    Beispiele:

    • GG – Landesinstitut – GG
    • GG – Kinobesuch – GG
    • GG – Schulbehörde. Wenn Sie danach nach Hause fahren, ist die Fahrt von der Behörde nach Hause dann keine Dienstfahrt mehr.
    • Auch Rundfahrten wie bei der Praktikumsbetreuung werden entsprechend berücksichtigt, hier dürfte dann häufig eine Tageskarte das günstigste Ticket sein, das Sie abrechnen können. Sie müssen bei solchen Rundfahrten allerdings die Stationen aufführen.

    Wenn Sie allerdings eine Monatskarte (‚Proficard’) haben, dürfen Sie die damit gefahrenen Dienstfahrten der Schule nicht in Rechnung stellen, da fährt der Arbeitgeber sozusagen ‚Trittbrett’.

  2. Keine Dienstfahrten sind alle zusätzlichen Fahrten zum Arbeitsplatz am GG oder anderswohin. Beispiele: Fahrten zum Elternabend, zur Schulkonferenz, zu einem abendlichen Tutandentreffen, ins Konzert, zum Theater oder Kino mit SchülerInnen etc., es sei denn, Sie machen diese letztgenannten Wege aus der Schule – dann unter 1.1.
    Entsprechend sind auch die Fahrten am Wandertag nicht erstattungsfähig, wenn man z.B. statt zur Schule zur Eisbahn fährt – dies ist dann eine normale Fahrt zur Arbeitsstätte.

2. Steuerrechtliche Hinweise

  1. Fahrten zum Arbeitsplatz können Sie bei der Steuererklärung geltend machen und zwar mit dem einfache Satz (Entfernungskilometer).
  2. Leider war es auch schon gegenwärtig so, dass die zweiten Fahrten zum Arbeitsplatz (EA, Tut-Treffen usw.) unter die so genannte ‚Mittagsheimfahrtregelung’ fielen und keine Berücksichtigung fanden. Da nach meiner Erkenntnis hier die einzelnen Finanzämter unterschiedlich entschieden haben, kann man Ihnen nur den Rat geben, versuchen Sie es trotzdem – bei Ablehnung sehen Sie es sportiv.
  3. Wenn bezogen auf Punkt 1.1 die Erstattung des Arbeitgebers nicht reicht – z.B. leicht nachzuvollziehen beim Betriebspraktikum, bei dem Sie mit dem KfZ fahren und die Tour z.B. von der Schule nach Bergedorf über Harburg und dann nach Wandsbek und zum Schluss wieder zur Schule führt), können Sie die tatsächlich gefahren Kilometer mit gegenwärtig 0,30€ multipliziert als Kosten für Dienstfahrten bei der Steuer geltend machen. Dazu müssten Sie dann korrekterweise angeben, dass Sie den Betrag xy vom Arbeitsgeber als Erstattung erhalten haben. Das macht allerdings etwas Mühe, ob es sich lohnt, muss jeder selbst beurteilen. Vom Arbeitgeber können Sie bei einer solchen Lage maximal eine Tageskarte ersetzt bekommen.

3. Klassenreisen

Grundsätzlich sind Klassenreisen Dienstreisen, deren Kosten der Arbeitgeber bei dienstlicher Anordnung eigentlich ersetzen müsste. Der Erstattungsbetrag für jede Lehrkraft ist allerdings auf 26€ pro Tag für Übernachtung und Verpflegung begrenzt. Inland und Ausland gleich hoch. Fahrkosten können bis max. 52 € im Inland erstattet werden, im Ausland bis max. 118€. Freifahrten oder Freiplätze bei der Übernachtung sind grundsätzlich den Lehrkräften zuzuordnen und dürfen erstattungsrechtlich nicht z.B. zur Senkung der Schülerbeiträge umgelegt werden.

  1. Erstattung von Inlandsreisen
    Gegenwärtig wird mit dem Antrag auf Genehmigung einer ’ Klassenreise auch ein Formular auf Reisekostenerstattung ausgefüllt, das im Klassenreisenordner enthalten ist.
  2. Steuerrechtliche Behandlung von Klassenreisen im Inland
    Bei der Steuer können Sie die überschießenden Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe (also z.B. Ihr etwaiger höherer Anteil an der Busfahrt, der ermäßigte Tarif bei der Bundesbahn oder – falls Sie ein PKW mitnehmen – die tatsächlich gefahrenen (also Hin- und Zurück) Kilometer x 0,30 € abzgl. der Erstattung) als Dienstfahrt abrechnen.
    Bei den Verpflegungskosten können Sie eine Verpflegungskostenpauschale in Höhe von 24€  pro Tag ansetzen, für den An- und Abreisetag jeweils 12€.
    Bei der Steuererklärung müssten Sie dann die Erstattung von 26 € x Tage angeben, so dass nur der Saldo sich steuerlich auswirkt. Ob es sich lohnt, muss jeder selbst entscheiden.
  3. Erstattung von Auslandsreisen
    Hier gilt die selbe Erstattungsregelung wie bei Inlandsreisen.
  4. Steuerrechtliche Behandlung von Klassenreisen ins Ausland
    Falls benötigt unterzeichnet die Schulleitung Ihnen eine selbstverfasste Erklärung, dass Sie eine Klassenreise ins Ausland durchgeführt haben und nur die Erstattung xy erhalten haben.

    • Für die Steuer müssen Sie die tatsächlichen Fahrtkosten nachweisen. Vergessen Sie hier nicht weitere Fahrtkosten wie Transfers vom Flughafen, ÖPNV am Zielort usw. Man kann das auch pauschaliert geltend machen.
    • An Übernachtungskosten stehen Ihnen nur noch die tatsächlich angefallenen Unterbringungskosten zu, die Sie durch entsprechende Belege nachweisen müssen.
    • Für die Verpflegungskosten gibt es eine Tabelle mit Pauschbeträgen, die für die verschiedenen Länder differiert.